Add-On für die zentrale Verwaltung von E-Mailsignaturen für Microsoft Outlook

Auftraggeber: Schweizer Niederlassung eines global agierenden Anbieters von IT-Lösungen für die Reisebranche

Problem: Kennen Sie das auch? Das Produkt- und Marketingteam Ihres Unternehmens möchte häufig die E-Mailsignatur mit möglichst wenig Aufwand mit Microsoft Outlook-Clients ändern, da die Abteilung Veranstaltungen oder Werbungen unter oder mit der üblichen E-Mailsignatur bekanntgeben möchte.

Mit Outlook-Bordmitteln kommen Sie dabei nicht weit.  Signaturen können Sie zwar in der Management-Konsole Ihres Microsoft Exchange Servers anlegen. Was ist aber, wenn Sie keinen Exchange-Server haben, der wiederum auf die Active Directory zugreift, um an die Nutzernamen und deren E-Mailkonten zu kommen? Oder wenn Sie sich nicht jedesmal an den Netzwerk-Administrator Ihres Unternehmens wenden wollen?In diesem Fall  brauchen Sie eine Outlook-Client-Lösung, die ohne Spezialkenntnisse von einem Ihrer Mitaarbeiter verwaltet werden kann. Vor diesem Problem stand unser Kunde, als er sich an uns wandte. Dabei sollte die Lösung möglichst preisgünstig sein. Wir mussten also von Anfang an auf technische Raffinessen verzichten, aber dennoch eine technisch ausgereifte und stabile Lösung entwickeln.

Lösung: Die Signaturen werden mit einer Excel-Datei und einer mit MS Word zu bearbeitenden HTML-Datei zentral auf dem Netzwerk-Festplattenlaufwerk des Auftraggebers abgelegt und verwaltet.
Die Excel-Datei (xlsx) dient zur Definition der Signatur-Platzhalter und zur Verwaltung der Datensätze zu den Platzhaltern. Also z.B. $Firstname, $Lastname, $Address, $Tel, $Mobile. Falls neue Platzhalter in die Signatur hinzugefügt werden sollen oder aber etwas daraus gelöscht werden muss, kann der Auftraggeber das komfortabel in der gewohnten Excel-Umgebung vornehmen.
Eine mit Word (oder mit beliebigen HTML-Editoren) zu bearbeitende HTML-Datei wird zur Layoutgestaltung der Signaturen des Auftraggebers angelegt. Hier legen Sie die Gestaltung inkl. Formatierung der Platzhalter fest, die aus der Excel-Datei gezogen werden. Also z.B.$Firstname, $Lastname, $Address, $Tel, $Mobile etc. Hier können Sie auch beliebig viele Grafiken anhängen und nach Ihren Wünschen gestalten.

Danach entwickelte Sitex ein Outlook Add-On, das Nutzer in Outlook einbinden können. Mit einem Click kann dann jeder User, der das Plug-In installiert und Zugriff auf das Netzwerk-Laufwerk hat, den aktuellen Stand für seinen Nutzernamen abrufen. Die dahinter liegende Logik verbindet das aktuelle HTML-Template mit den aktuellen Nutzerdaten aus der Excel-Datei und fügt diese als voreingestellte Signatur zu den Outlook-Signaturen des Nutzers hinzu, bzw. überschreibt die alte Version.

Folgende Addon-Einstellungen können festgelegt werden:
1. Automatischer Überprüfungsintervall in Minuten: Intervallgröße von 10-60 Minuten.
2. Speicherort, also genau die Adresse, die auch im Dateiexplorer zum Aufruf der beiden Dateien eingeblendet wird.
Um den Datenaustausch möglichst nahtlos vonstattengehen zu lassen, wird das von Microsoft entwickelte und unterstützte Format Office Open XML zur Anwendung gebracht.

Entwicklungsumgebung: C#.NET, Visual Studio Tools for Office (VSTO), OpenXML